A quoi sert le registre unique du personnel ?

Le saviez-vous ?

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Par Élodie BATAILLER 16 septembre 2022
Sommaire

Est-ce que le registre du personnel est obligatoire ?

Quelle est la définition de ce registre ?

Le registre unique du personnel est un document qui permet de s'assurer, dans une entreprise, de la transparence des emplois dans tous les établissements à l'exception des associations qui ont recours au chèque emploi associatif et à l'exception des particuliers employeurs.

Il doit permettre à l'employeur, mais aussi à tous les membres d'une entreprise (salariés, délégués du personnel, etc) et à certains tiers de connaître les informations sur le personnel d'une entreprise durant les 5 dernières années.

En effet, les mentions indiquées sur ce registre doivent être conservées pendant une durée de 5 ans.

Ce registre unique du personnel doit toujours pouvoir être mis à disposition des membres du CSE (comité social et économique) ainsi que des agents et fonctionnaires qui sont chargés de veiller au respect de l'application du code du travail et du code de la sécurité sociale en France.

A défaut de mise à disposition, des sanctions peuvent être applicables.

En principe, que le registre soit absent dans l'entreprise, que des mentions soient erronées ou incomplètes, la sanction reste la même, à savoir, une amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe (750€) appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés.

Le fait de ne pas tenir le registre unique du personnel à disposition des agents de contrôle de l'inspection du travail peut également être constitutif d'un délit d'entrave à l'exercice des fonctions de ces agents.

La tenue à jour du registre et sa mise à disposition sont donc très importants et prouvent l'importance du registre.

A partir de combien de salariés ce registre est-il obligatoire ? Les stagiaires et les intérimaires sont-ils concernés ?

Le registre unique du personnel est obligatoire à compter de l'embauche du premier salarié dans l'entreprise. Il est un élément essentiel de la vie en entreprises et concerne une grande partie d'entre elles.

Il doit contenir des éléments notamment sur :

  • les salariés en CDI (contrat à durée indéterminée) et les salariés en CDD (contrat à durée déterminée) ;
  • les salariés de nationalité étrangère ;
  • les jeunes travailleurs qui sont titulaires d'un contrat d'apprentissage ou d'un contrat de professionnalisation ;
  • les personnes volontaires en service civique ;
  • les travailleurs à domicile.

Concernant les salariés envoyés dans une entreprise par des agences de travail temporaire, ils sont eux aussi concernés par ce registre. Ils ne doivent donc pas être oubliés et le registre doit faire l'objet d'une mise à jour en conséquence par l'employeur.

Il en est de même pour les stagiaires. La particularité des stagiaires réside dans le fait qu'ils doivent être mentionnés dans une partie annexe du registre. Une partie spécifique du registre du personnel doit mentionner les stagiaires selon leur ordre d'arrivée dans l'entreprise. Il en est d'ailleurs de même pour les personnes volontaires en service civique.

 
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A partir de combien de salariés ce registre est-il obligatoire ? Les stagiaires et les intérimaires sont-ils concernés ?

Le registre unique du personnel est obligatoire à compter de l'embauche du premier salarié dans l'entreprise. Il est un élément essentiel de la vie en entreprises et concerne une grande partie d'entre elles.

Il doit contenir des éléments notamment sur :

  • les salariés en CDI (contrat à durée indéterminée) et les salariés en CDD (contrat à durée déterminée) ;
  • les salariés de nationalité étrangère ;
  • les jeunes travailleurs qui sont titulaires d'un contrat d'apprentissage ou d'un contrat de professionnalisation ;
  • les personnes volontaires en service civique ;
  • les travailleurs à domicile.

Concernant les salariés envoyés dans une entreprise par des agences de travail temporaire, ils sont eux aussi concernés par ce registre. Ils ne doivent donc pas être oubliés et le registre doit faire l'objet d'une mise à jour en conséquence par l'employeur.

Il en est de même pour les stagiaires. La particularité des stagiaires réside dans le fait qu'ils doivent être mentionnés dans une partie annexe du registre. Une partie spécifique du registre du personnel doit mentionner les stagiaires selon leur ordre d'arrivée dans l'entreprise. Il en est d'ailleurs de même pour les personnes volontaires en service civique.

 

Quelles mentions doivent figurer sur le registre unique du personnel ?

Pour être en conformité, le registre du personnel doit contenir obligatoirement certaines mentions qui sont notamment les suivantes :

  • le nom et prénom du salarié ;
  • son sexe ;
  • sa nationalité ;
  • sa date de naissance ;
  • sa qualification ;
  • son emploi ;
  • sa date d'entrée et sa date de sortie de l'établissement ;

  • lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est demandée, la date de cette autorisation ou la date de la demande d'autorisation.

Néanmoins, pour certaines situations spécifiques, il convient d'ajouter des mentions supplémentaires. L'employeur doit donc être vigilant.

Par exemple, pour les travailleurs étrangers, il est nécessaire d'ajouter le titre autorisant l'exercice d'une activité professionnelle.

Concernant les salariés en CDD (contrat à durée déterminée), il faut préciser la nature de contrat à durée déterminée dans le registre. Il en est de même pour les salariés qui sont à temps partiel.

De la même façon, pour les jeunes travailleurs qui disposent d'un contrat d'apprentissage ou d'un contrat de professionnalisation, il faut préciser la nature d'apprenti ou de contrat de professionnalisation dans le registre.

Enfin, pour les salariés temporaires, il faut préciser la nature de temporaire et préciser également le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire. Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, il faut également préciser la mise à disposition par un groupe d'employeurs et préciser la dénomination et l'adresse de ce groupe.

A titre informatif, pour les stagiaires, doit également apparaître le nom et prénom du tuteur de stage, ainsi que le lieu de présence du stagiaire tout comme la date de début et de fin du stage.

Il est également important de rappeler que les mentions sur les salariés doivent être actualisées à chaque contrat et ce, quand même bien il y aurait plusieurs contrats successifs. Il doit donc y avoir autant de lignes dans le registre que de différents contrats. A chaque nouveau contrat, à chaque changement de situation, une nouvelle ligne du registre à remplir par l'employeur.

De plus, les informations doivent être indiquées par l'employeur sur le registre du personnel selon l'ordre d'arrivée dans l'entreprise des salariés. Il doit donc y avoir un certain ordre chronologique.

 

Comment consulter le registre unique du personnel en entreprise ou une copie ? Est-il accessible dans un format dématérialisé en ligne ?

L'employeur est la personne chargée de remplir et de mettre à disposition le registre unique du personnel. Toutefois, il peut décider de déléguer cette mission à un autre salarié comme par exemple à une personne chargée des ressources humaines.

Néanmoins, concernant la forme que doit prendre ce registre du personnel, hormis les mentions qu'il doit obligatoirement contenir, aucune forme particulière n'est stipulée par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Ainsi, le registre peut être fait sous forme informatique ou bien sur support papier.

Peu important donc la nature, la forme du registre unique du personnel, le plus important c'est que si le format numérique est choisit par l'employeur, alors cela doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

En effet, il est à noter que les informations doivent être indélébiles, c'est-à-dire qu'elles ne doivent pas pouvoir être effacées et remplacées.

C'est notamment pour cette raison que bien souvent, le format papier est le format privilégié par les entreprises.

 

Sources : Cour de cassation, chambre criminelle, 31 janvier 2012, n°11-85226, Article R. 1227-7 du code du travail, Articles L. 1221-13 à L. 1221-15-1 du code du travail

   

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Photo : Pixabay