Convention de mise à disposition de locaux : modèle gratuit et explications

Plus souple qu'un bail commercial, la mise à disposition de locaux commerciaux, industriels ou communaux est une opportunité pour les nouveaux entrepreneurs, les associations, les professions libérales qui cherchent à s'installer. Pour en tirer tous les avantages, ce modèle personnalisable vous aidera dans la rédaction d'une convention qui couvre toutes les possibilités de cette mise à disposition.

Définition de la convention ou contrat de mise à disposition de locaux

C'est quoi une convention de mise à disposition de locaux ? 

Une convention de mise à disposition de locaux est un contrat conclu entre deux entreprises ou dans le cadre d'une pépinière d'entreprise par exemple où les locaux sont souvent partagés entre plusieurs entreprises. Ils sont ainsi propices à des espaces de coworking et peuvent permettre de partager un certain matériel (imprimantes, standards téléphoniques, secrétariat, fax etc.).

Il arrive de plus en plus souvent qu'une entreprise propose à d'autres entreprises d'occuper une partie de ses locaux vacants, soit pour mutualiser les charges, soit pour créer un incubateur de sociétés en création dans différents types d'activités et engendrer de nouvelles opportunités, et ce, dans de meilleures conditions.

La convention reprend donc toutes les modalités du partage de ces locaux, et doit être la plus exhaustive possible afin de clarifier cette cohabitation le plus clairement possible.

Cela peut être simplement un hangar, mais peut également être beaucoup plus étendu comme le partage du matériel informatique, ou de la salle de réunion, et c'est dans le cas d'un partage étendu que la convention est importante, car elle protège les deux parties. Il faut donc le plus grand soin dans sa rédaction, ou s'inspirer de modèles déjà existants, comme nous le proposons sur notre site.

La mise à disposition de locaux peut s'effectuer de deux manières :

• À titre gratuit : Dans le cas où une collectivité désire revitaliser une zone et met à disposition des locaux à une association ou une entreprise.
• À titre onéreux : Dans le cas d'une entreprise gérant un espace de Co-working et mettant à dispositon ces espaces pour d'autres entreprises ou associations. 
  

Mise à disposition de locaux commerciaux, ou pour association, formation, professionnels, avocats etc.

Ce ne sont pas que les entreprises qui peuvent décider de mettre à disposition des locaux commerciaux ou industriels. Les collectivités ont très souvent recours à cette procédure pour héberger les associations de leurs communes, ou inciter des professions libérales à s'installer. C'est une procédure très usitée et qui apporte beaucoup plus de souplesse qu'un bail commercial.

Cela permet également d'en décider la durée, car les baux commerciaux sont beaucoup plus rigides. Une mise à disposition des locaux permet par exemple d'héberger une formation professionnelle qui peut avoir une courte durée. C'est donc le parfait compromis pour des situations temporaires, ou pour des essais éventuels de mutualisation de services.

Comment rédiger une convention de mise à disposition de locaux ?

Il faut bien réfléchir à l'élaboration d'une convention de mise à disposition de locaux, car c'est une procédure assez peu encadrée par des lois claires et définies. C'est un sérieux avantage qui ne doit pas tourner à l'inconvénient, car cela laisse une grande marge de manœuvre, mais de ce fait une certaine approximation qui peut aboutir à un désastre.

Il n'existe donc pas de formulaire type, il vous faut donc connaître toutes les mentions qui doivent apparaître sur cette convention. À noter que la mise à disposition temporaire d'un local n'est pas constitutive d'une sous-location.

Si la rédaction de cette convention vous paraît compliquée, inspirez-vous du modèle que nous vous proposons. Il vous permettra de partir sur des bases juridiques solides.

À retenir : certaines mentions sont indispensables dans l'élaboration de cette convention comme l'identité des parties (Nom et prénom de chaque partie etc.), la description du local ou des locaux, l'usage précis de ces locaux ainsi que les obligations des parties (par exemple se conformer au règlement intérieur des locaux etc.).

Quelle est la durée pour une convention de mise à disposition de locaux ?

Deux cas de figues se présentent :

• Soit l'entreprise ou la collectivité qui met à disposition un local est propriétaire des locaux et la durée est définie par les deux parties en toute liberté.
• Soit l'entreprise ou la collectivité qui met les locaux à disposition est locataire, et la convention aura donc comme limite de durée le bail, commercial ou non, des locaux mis à disposition

Comment mettre fin à une convention de mise à disposition de locaux ?

La résiliation d'une convention de mise à disposition de locaux dépend des termes spécifiques stipulés dans le contrat. En principe, chaque partie a le droit de mettre fin à cette convention à tout moment, en observant un certain délai de préavis expressément prévu dans le contrat. 

Quelles différences entre convention de mise à disposition de locaux ou bail commercial ?

La convention de mise à disposition des locaux se présente comme une alternative au bail commercial, et il est essentiel de ne pas confondre ces deux concepts distincts. La convention de mise à disposition de locaux se distingue par sa flexibilité accrue par rapport au bail commercial.

La première grande différence, et la plus significative est la durée. En effet, un bail commercial 3/6/9 lie l'entrepreneur aux locaux pour une durée minimum de 9 ans et se renouvelle tous les trois ans, c'est donc un engagement sur le long terme, qui est également une assurance et une garantie pour pouvoir s'engager dans son entreprise.

Néanmoins le contrat de mise à disposition de locaux, également appelé contrat de prestation de service, est beaucoup plus adapté aux artisans ou aux professions libérales qui doivent évaluer le marché avant de s'installer définitivement dans un lieu.

La seconde différence est le choix de la rémunération. Un bail commercial ne peut être signé à titre gracieux, une mise à disposition le peut. La liberté est également beaucoup plus présente lorsque l'on choisit la mise à disposition, car une convention peut être cassée très rapidement.

L'une des choses qui différencie la convention de mise à disposition du bail commercial est la durée du préavis. En effet, lorsque les conventions de mise à disposition peuvent permettre des préavis de résiliation plus courts et une résiliation plus facile. Les baux commerciaux ont généralement des préavis de résiliation plus longs et peuvent être plus complexes à résilier.

Notre modèle de document

Exemple de modèle de convention de mise à disposition d'un local à télécharger au format Word ou pdf

Nous mettons à votre disposition un exemple de convention de mise à disposition d'un local à télécharger en ligne et à personnaliser, disponible au format Word et PDF. Notre modèle de document a été conçu en prenant en considération les lois et réglementations actuellement en vigueur. Ainsi, nous vous offrons un modèle clair et précis qui facilitera la rédaction d'une convention détaillée et bien structurée pour la mise à disposition de locaux.