Quelles sont les 4 étapes d'une procédure de rupture conventionnelle de CDI ?

La rupture conventionnelle individuelle est un mode de rupture spécifique du contrat de travail, résultant d'un commun accord entre l'employeur et le salarié du secteur privé exclusivement en CDI, peu important qu'il soit protégé ou non. A noter que la rupture conventionnelle avec une assistante maternelle est impossible.

Résumé en un schéma explicatif

Étape 1 : Comment faire une demande de rupture conventionnelle ?

Tout salarié souhaitant quitter une entreprise peut faire une demande de rupture conventionnelle dès lors que la liberté de consentement est préservée (1). Pour être menée à bien, la procédure de rupture conventionnelle devra toutefois respecter différentes étapes.

Les pourparlers

Dans le cadre d'un contrat de travail, il est essentiel de comprendre la flexibilité et la liberté dont disposent les parties pour discuter de la rupture. Les pourparlers préalables à la convention de rupture sont une étape cruciale, offrant la possibilité à l'employeur et au salarié d'explorer différentes options sans s'engager formellement. Cette approche sans formalisme particulier rend le processus plus accessible.

Que ce soit par le biais d'une correspondance écrite, d'échanges par courriel ou même de discussions verbales, les parties ont la liberté de choisir la manière dont elles souhaitent engager ces pourparlers. Cette flexibilité favorise la communication et encourage un dialogue ouvert, ce qui est essentiel pour parvenir à un commun accord.

Quelle que soit la méthode choisie pour entamer les pourparlers, il est impératif que les parties conviennent de tenir un ou plusieurs entretiens. Ces entretiens sont le moyen par excellence de discuter des termes et des conditions de la rupture, de clarifier les attentes de chacun et de travailler ensemble vers une résolution qui convienne à tous.

La convocation à l’entretien préalable

La convocation à un entretien dans le cadre d'une rupture de contrat est une étape essentielle qui assure à la fois la transparence et le respect des droits du salarié. Cette convocation, tout en étant une obligation, offre également une certaine souplesse en ce qui concerne son format et sa remise au salarié.

Cette convocation n'est pas soumise à des formalités strictes, ce qui simplifie son déroulement. Cependant, l'employeur doit spécifier la date, l'heure et le lieu de l'entretien pour assurer la clarté et la préparation du salarié.

En ce qui concerne la remise de la convocation, l'employeur a le choix entre l'envoi par lettre recommandée avec accusé de réception ou la remise en main propre contre décharge. Ces deux méthodes sont valables et dépendent des préférences et des circonstances particulières.

En résumé, la convocation à l'entretien est une étape importante qui ne nécessite pas de formalités complexes, mais qui doit être gérée avec attention pour garantir une communication transparente et respectueuse tout au long du processus de rupture de contrat.

Cette lettre peut contenir les éléments suivants, à savoir :

• L'en-tête de l'entreprise ou ses coordonnées ;
• Les coordonnées du salarié (nom, prénom, adresse postale) ;
• La mention que le courrier a été remis en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception au salarié ;
• La date et le lieu du courrier de convocation ;
• L'objet de la convocation ;
• La date, l'heure et le lieu de l'entretien ;
• Le nom, prénom et fonction de la personne recevant le salarié ;
• La possibilité pour le salarié de se faire assister ;
• La signature du représentant de l'entreprise.

La loi ne prévoit aucun délai à respecter entre la date de convocation à l'entretien et la date de l'entretien. Toutefois, dans la pratique il convient d'observer un délai raisonnable qui est en pratique, au moins 5 jours ouvrables, dans la mesure où l'employeur se calquera sur le délai appliqué lors de la procédure de licenciement (2).

Vous trouverez ci-dessous un schéma résumant le calendrier classique d'une procédure de rupture conventionnelle avec les différents délais à respecter.

Étape 2 : L'entretien préalable à la convention de rupture

L’entretien à proprement parler

Durant l'entretien, les parties cherchent à s'accorder sur le contenu, les modalités et les conditions de la procédure de rupture conventionnelle.

A titre d'exemple, l'employeur et le salarié vont négocier sur les éléments suivants, à savoir :

• La date de rupture du contrat ;
  
• Le montant de l'indemnité spécifique de rupture conventionnelle ;
• Les congés payés ;
• Le sort des avantages en nature et de la clause de non-concurrence s'il elle existe ;
• La confidentialité de la rupture.

D'un commun accord, la convention de rupture est signée. L'employeur remet un exemplaire de celle-ci au salarié concerné.

Les règles d’assistance

Au cours de l'entretien, l'employeur et le salarié peuvent se faire assister. Chaque partie devra obligatoirement informer l'autre dès lors qu'elle use de cette faculté, et ce, avant la date fixée pour l'entretien.

Qui peut assister le salarié ?

Le salarié peut se faire assister :

• Soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise (salarié titulaire d'un mandat syndical ou membre du CSE) ;
• Soit, en l'absence d'instances représentatives du personnel, par un conseiller du salarié choisi sur une liste dressée par l'autorité administrative (DDETS / DDETSPP) ou une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise.

Qui peut assister l’employeur ?

L'employeur peut se faire assister, sous réserve que le salarié use lui-même de cette possibilité.

Ainsi, son choix se portera :

• Soit sur une personne appartenant au personnel de l'entreprise ;
• Soit, dans les entreprises de moins de 50 salariés, sur une personne faisant partie de son organisation syndicale d'employeurs ou par un autre employeur relevant de la même branche.

La rétractation

Le droit de rétractation avant l'homologation administrative de la convention de rupture est un élément essentiel du processus. En effet, cela offre aux parties une marge de manœuvre pour reconsidérer leur décision sans avoir à fournir de justification. Ce délai de 15 jours calendaires,  (du lundi au dimanche) qui commence le lendemain de la date de signature de la convention, assure une période de réflexion suffisante.

La simplicité du processus du droit de rétractation est également importante. Les parties peuvent choisir entre l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception ou la remise en main propre contre décharge pour signifier leur rétractation. Cette flexibilité permet aux parties de choisir la méthode qui leur convient le mieux, en fonction de leurs préférences et de leur situation.

Il est essentiel de noter que si l'une des parties décide de se rétracter dans le délai imparti, le contrat de travail se poursuit. Cette disposition vise à garantir que les employés et les employeurs ne sont pas forcés de mettre fin au contrat de manière irréversible, donnant ainsi à chacun une chance de repenser sa décision si nécessaire.

En résumé, le droit de rétractation dans un délai de 15 jours après la signature de la convention de rupture, sans justification requise, est un élément clé du processus qui offre une flexibilité et une protection aux parties impliquées dans la rupture du contrat de travail.

Étape 3 : Comment valider la rupture conventionnelle ?

La demande d’homologation administrative

À qui la demander ?

Depuis le 1er avril 2022, la demande d'homologation de la rupture conventionnelle est obligatoirement télétransmise via TéléRC. Les directions départementales ne pourront plus traiter les formulaires papiers (formulaire CERFA N° 14598*01) envoyés par courrier. A noter que cette procédure n'est pas applicable en cas de rupture conventionnelle avec un salarié protégé.

La convention est adressée à la DREETS (Direction régionale de l'emploi, de l'économie, du travail et des solidarités) ou DDETSPP (Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations).

 Quel est le délai de la procédure de rupture conventionnelle ?

La demande est adressée à l’administration compétente à compter du premier jour ouvrable suivant la fin du délai de rétractation.

Il revient à l'Administration, dans un délai de 15 jours ouvrables à compter du jour ouvrable de la réception de la demande d'homologation, de vérifier plusieurs points, notamment :

• Le respect des conditions de validité de la convention de rupture ;
• Le respect du délai de rétractation ;
• Le montant de l'indemnité spécifique.

L'étape de l'homologation administrative de la convention de rupture est cruciale pour s'assurer de sa validité. En effet, l'autorité administrative compétente joue un rôle central dans ce processus. En l'absence de réponse dans un délai de 15 jours à compter de la soumission de la convention, celle-ci est automatiquement réputée comme homologuée. Cette disposition vise à éviter des retards injustifiés dans le processus de rupture, donnant ainsi une certitude aux parties impliquées.

Cependant, il est important de noter que l'Administration a également la possibilité de refuser l'homologation de la convention. Si tel est le cas, elle doit motiver sa décision. Cette obligation de motivation assure la transparence et permet aux parties de comprendre les raisons sous-jacentes au refus.

Quelle que soit la décision prise par l'Administration, les parties conservent le droit de contester cette décision devant le Conseil des prud'hommes. Ce mécanisme de recours est essentiel pour garantir que les droits des employés et des employeurs sont protégés. Le délai de 12 mois pour engager une telle contestation, à compter de la date de refus d'homologation, offre aux parties le temps nécessaire pour examiner attentivement la situation et prendre des mesures si elles estiment que la décision de l'Administration est injuste ou inappropriée.

En résumé, l'homologation administrative de la convention de rupture est une étape cruciale, avec des conséquences précises en cas de non-réponse ou de refus d'homologation. Les dispositions prévues pour contester ces décisions garantissent la protection des droits des parties impliquées et leur permettent de faire valoir leurs intérêts devant une instance compétente en cas de désaccord avec l'Administration.

Cas particulier : le salarié protégé

La procédure de rupture conventionnelle avec un salarié protégé suit celle d'un salarié ordinaire, mais il convient de respecter deux étapes supplémentaires, à savoir :

• La consultation obligatoire du CSE (Comité Social et Économique) avant la signature de la convention de rupture ;
• L'autorisation de l'inspecteur du travail (et non l'homologation de la DREETS / DDETSPP).

Il convient de noter que l'inspecteur du travail a 2 mois pour se prononcer sur la demande de la convention de rupture. En cas d'autorisation de l'inspecteur de cette rupture conventionnelle, la date de rupture du contrat de travail est autorisée à compter du lendemain du jour de l'autorisation délivrée par l'Administration. À défaut de réponse dans le délai de 2 mois, la demande d'homologation – ou d'autorisation de l'inspecteur du travail – est réputée rejetée.

Étape 4 : La rupture du contrat de travail

Quel est le préavis ?

Une fois la convention de rupture conventionnelle validée par l'autorité administrative compétente, aucun préavis n'est prévu. Le contrat de travail se poursuit pendant toute la durée de la procédure.

En effet, habituellement, dans les situations de licenciement ou de démission, un préavis est nécessaire pour permettre aux parties de se préparer à la transition et de prendre des mesures appropriées. Cependant, dans le cas de la convention de rupture validée, cette exigence de préavis est supprimée. 

Quel délai entre entretien et signature rupture conventionnelle ?

Elle ne peut intervenir avant le lendemain du jour de l'homologation ou de l'autorisation de l'inspection du travail. La date de rupture du contrat de travail ne peut intervenir avant le lendemain de la date d'homologation.

A l'issue de cette rupture, le salarié pourra percevoir, par exemple :

• L'indemnité spécifique de rupture conventionnelle ;
• L'indemnité de congés payés ;
• La contrepartie financière de la clause de non-concurrence (si elle existe) ;
• Les rappels de salaire ;
• Etc.

Quels documents remettre au salarié à la fin de la procédure de rupture conventionnelle ?

Il revient à l'employeur de remettre au salarié les documents suivants, à savoir :

• Le certificat de travail daté et signé ;
• L'attestation Pôle emploi ;
• Le solde de tout compte daté ;
• Un état récapitulatif de l'ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées (seulement en cas de dispositif d'intéressement).

Quelle est la nouvelle loi sur la rupture conventionnelle ?

Pour information, depuis le 1er septembre 2023, le régime social de l'indemnité de rupture conventionnelle a été réformé. En effet, pour éviter que cette indemnité ne soit plus favorable que celle liée à la mise à la retraite, le forfait social a été remplacé par une contribution unique, désormais entièrement à la charge de l'employeur. 

Cette modification entraîne toutefois un coût supplémentaire pour ce dernier par rapport à la situation précédente. En effet, le forfait social de 20 % et la contribution patronale de 50 % ont été supprimés, au profit d'une contribution unique de 30 %. Cette réforme a été introduite par la loi de financement rectificative de la Sécurité sociale pour 2023, adoptée le 14 avril 2023.

Comment faire pour qu'une rupture conventionnelle soit acceptée ?

Pour qu'une rupture conventionnelle soit rapidement acceptée, il est nécessaire qu'elle soit librement consenti et sans pression. En effet, dans le cadre qu'une RC les deux parties doivent négocier les conditions de la rupture, notamment l’indemnité de départ. L’accord signé est ensuite soumis à la validation de la DREETS.

Enfin, il est important que les informations légales soient correctement fournies au salarié et que toutes les formalités soient respectées pour garantir la validité de la procédure de rupture.

Il est judicieux d'obtenir une rupture conventionnelle plutôt qu'une démission, notamment pour le droit au chômage qui suivra dans l'attente de retrouver un nouveau poste. 

Sources :

• (1) Article L. 1232-2 du Code du travail
• (2) Article L. 1237-11 du Code du travail

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