La BDESE : comment la mettre en place de façon conforme en entreprise ?

Depuis la loi dite « Climat et Résilience » du 22 août 2021, la BDES (anciennement dénommée base de données unique (BDU)) s'enrichit d'un nouveau contenu : l'environnement. Il s'agit d'intégrer dans le dialogue social une dimension environnementale. Désormais, on parle de BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales). Elle permet à l'employeur de centraliser un certain nombre d'informations (financières, sociales, économiques, environnementales) concernant l'entreprise, et de les mettre à disposition des personnes habilitées.

Définition : qu'est-ce que la base de données économiques, sociales et environnementales ?

Quels sont les objectifs ?

La BDESE poursuit les objectifs suivants :

• Détenir sur un support obligatoire l'ensemble des informations nécessaires aux trois consultations récurrentes du Comité Social et Économique (CSE) ;
• Donner accès au CSE aux informations précitées ;
• Mettre à la disposition de l'Administration les rapports et informations précités ;
• Donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise.

Depuis quand est-elle obligatoire ?

Entrée en vigueur ?

La BDESE a été instaurée par la loi dite « Climat et Résilience » du 22 août 2021. N'ayant pas de date d'application, cette loi entre en vigueur le lendemain de son application (soit le 25 août 2021).

À noter que le décret du 26 avril 2022 est venu fixer le contenu exact des informations contenues dans cette nouvelle base.

Qui est concerné ?

La BDESE est obligatoirement agencée dans les entreprises comprenant un effectif d'au moins 50 salariés et plus, dotées de représentants du personnel.

En cas de non-respect de constituer une BDESE, l'employeur commet un délit d'entrave passible d'une amende de 7 500 €.

Comment la mettre en place ?

Qui doit le faire ? Comment et à quel niveau ?

	EN PRÉSENCE D'ACCORD COLLECTIF	EN L'ABSENCE D'ACCORD COLLECTIF
Initiative ?	Il revient à l'employeur d'opérer à la mise en place de la BDESE.
Comment ?	Prioritairement par accord collectif, notamment : Soit par un accord d'entreprise majoritaire conclu avec les organisations syndicales ; soit d'un accord conclu entre l'employeur et la majorité des membres élus titulaires du CSE ; Soit par un accord de branche ; Soit par un accord de groupe. À noter que l'accord mis en place peut définir également : L'organisation, l'architecture et le contenu de la BDESE ; Les modalités de fonctionnement (notamment les droit d'accès, le niveau de mise en place dans les entreprises comportant des établissement distincts, le support utilisé, les modalités de consultation et d'utilisation).	L'employeur doit respecter les dispositions légales supplétives définissant le mode de fonctionnement de la BDESE.
À quel niveau ?	Pour rappel, l'accord définit le niveau de mise en place de la base de données économiques, sociales et environnementales.	● Entreprise : dès lors qu'elle dispose d'un Comité social et économique central (CSEC), l'employeur n'a aucune obligation légale de la mettre en place au niveau de chaque établissement ; ● UES (unité économique et sociale) ; ● Groupe , dès lors qu'un accord de groupe ou une convention le prévoit.

Que doit contenir la BDESE ?

Quels éléments doivent y figurer ?

Depuis les ordonnances Macron, la BDESE est présentée sous forme de rubriques et doit contenir les thèmes suivants :

THÈMES OBLIGATOIRES (peu important que la BDESE soit conventionnelle ou supplétive)	EN PRÉSENCE D'ACCORD COLLECTIF	EN L'ABSENCE D'ACCORD COLLECTIF
Les orientations stratégiques de l'entreprise ; La situation économique et financière de l'entreprise ; L'investissement matériel et immatériel ; Les fonds propres ; L'endettement ; La rémunération des financeurs ; Les flux financiers à destination de l'entreprise. La politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi  ; L'investissement social ; L'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise ; L'ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ; Les activités sociales et culturelles. Les écarts de rémunération et de répartition entre les femmes et les hommes parmi les cadres dirigeants et les membres des instances dirigeants définies à l'article L. 23-12-1 du code du commerce, ainsi que les indicateurs de mises en œuvre pour les supprimer. Les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise .	En complément des thèmes obligatoires, les parties à l'accord déterminent les informations nécessaires aux négociations obligatoires avec les délégués syndicaux (notamment la rémunération), la qualité de vie au travail et aux consultations ponctuelles.	En complément des thèmes obligatoires, la BDESE comporte les thèmes supplétifs suivants : La sous-traitance  ; Les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe  (le cas échéant). Environnement  (divisé en 3 sous-thèmes : « Politique générale en matière d'environnement », « Économie circulaire » et « Changement climatique »). À noter que les informations contenues dans la BDESE varient selon l'effectif de l'entreprise (soit moins de 300 salariés ou plus de 300 salariés).

À titre d'exemple, la convention collective des « Employés et cadres du régime social des indépendants » énumère, dans l'accord du 28 mai 2015 relatif à la base de données économiques et sociales, le contenu de la BDES.

Quelle est la période couverte et le rythme d'actualisation de la BDESE ?

	EN PRÉSENCE D'ACCORD COLLECTIF	EN L'ABSENCE D'ACCORD COLLECTIF
Période couverte	Les parties à l'accord peuvent librement fixer la période concernée par la BDESE.	Il convient d'appliquer les dispositions supplétives. La période concernée porte alors sur : L'année en cours ; Les 2 années précédentes ; La perspective sur les 3 années à venir.
Rythme d'actualisation	La BDESE doit être actualisée au moins une fois par an . L'accord peut prévoir les modalités de fonctionnement de la BDESE : il peut fixer le rythme d'actualisation de la base et les modalités de mises à jour des informations aux personnels habilités.	La BDESE doit être actualisée au moins une fois par an . L'employeur doit respecter les périodicités prévues par la loi. Par exemple, dans les entreprises d'au moins 300 salariés, les informations mises à disposition du Comité social et économique sont actualisées tous les trimestres.

Comment y accéder ?

Qui a accès ?

La BDESE est accessible aux membres du CSE et à l'Administration.

EN PRÉSENCE D'ACCORD COLLECTIF	EN L'ABSENCE D'ACCORD COLLECTIF
Les parties signataires sont libres d'organiser l'accès à la BDESE. En toutes circonstances, « les modalités de fonctionnement de la BDESE doivent permettre au CSE et, le cas échéant, aux délégués syndicaux d'exercer utilement leurs compétences ».	Membres de la délégation du personnel du CSE ; Membres de la délégation du personnel du CSE central d'entreprise ; Délégués syndicaux.

Existe-t-il une obligation de confidentialité ?

OUI, sachant que cette obligation est uniquement prévue par les dispositions supplétives (donc en l'absence d'accord). L'employeur précise alors les informations ayant un caractère confidentiel et indique la durée de cette confidentialité vis-à-vis des personnes concernées. Il peut également mettre en place une charte de confidentialité.

En présence d'un accord collectif, l'employeur doit noter l'obligation de discrétion dans celui-ci, tout en indiquant le degré de confidentialité et comme qualifier ces informations de confidentielles. À noter qu'une clause de confidentialité peut également être prévue.

Comment la consulter ?

Quel est le support utilisé ?

EN PRÉSENCE D'ACCORD COLLECTIF	EN L'ABSENCE D'ACCORD COLLECTIF
L'accord définit le support utilisé pour la BDESE.	Le support utilisé varie selon l'effectif de l'entreprise : < 300 salariés : support informatique ou papier (au choix) ; ≥ 300 salariés : support informatique (obligatoire).

Peut-on paramétrer l'accès ?

OUI : pour des raisons de sécurité, l'accès à la BDESE se fait par un identifiant et un mot de passe individuel incessibles attribués à chaque personne habilitée.

   

Textes de loi et références

Code du travail :

• articles L. 2312-18, L. 2312-21 et R. 2312-7 - Consultations et informations récurrentes du CSE dans les entreprises d'au moins 50 salariés
• articles L. 2312-36 et R. 2312-11 – Mise en place et fonctionnement supplétif de la BDESE
• articles R. 2312-8 et R. 2312-9 – Contenu de la BDESE (entreprises de moins de 300 salariés et d'au moins 300 salariés)
• article R. 2312-10 – Organisation et contenu supplétif de la BDESE (période concernée)
• article R. 2312-12 – Support utilisé
• article R. 2312-15 – Mise en place de la BDESE (au niveau du groupe)

Autres textes :

• Loi n°2021-1104 du 22 août 2021 portant lutte contre le dérèglement climatique et renforcement de la résilience face à ses effets (1) - Loi dite « Climat et Résilience »
• Décret n°2022-678 du 26 avril 2022 relatif aux indicateurs environnementaux devant figurer dans la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) et aux formations économiques, sociales, environnementales et syndicales – Contenu de la BDESE

   

À lire :

Qualité de Vie et Conditions de Travail (QVCT) : De quoi s’agit-il ?

   

Photo : Freepik