Quels sont les documents à remettre en fin de contrat ?

A la suite de la rupture du contrat de travail, l'employeur remet au salarié ses documents de fin de contrat.

Il s'agit du certificat de travail, du reçu pour solde de tout compte, de l'attestation pôle emploi et du récapitulatif de l'épargne salariale.

Pour autant, il convient de se demander si cette remise est facultative ou obligatoire ?

Les documents de fin de contrat sont-ils obligatoires ?

En règle générale, les documents de fin de contrat sont obligatoirement remis au salarié.

Le certificat de travail est-il obligatoire ? 

Le certificat de travail fait partie de la liste des documents de fin de contrat que l'employeur doit remettre. 

En effet, la loi précise que l'employeur a l'obligation de transmettre le certificat de travail au salarié (1).

L'attestation pôle emploi est-elle obligatoire ? 

Il est dans l'obligation pour l'employeur de remettre l'attestation pôle emploi au salarié. 

Le solde de tout compte est-il obligatoire ? 

Le reçu pour solde de tout compte est considéré comme obligatoire par la jurisprudence.

Cependant, aucune disposition légale n'indique son obligation.

L'état récapitulatif de l'épargne salariale est-il obligatoire?

L'état récapitulatif de l'épargne salariale est considéré comme un document facultatif.

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Quand l'employeur doit-il remettre l'attestation pôle emploi, le reçu pour solde de tout compte, le certificat de travail, l'état récapitulatif de l'épargne salariale ?

Ces documents doivent être remis au salarié, qu'importe la cause de la fin de la relation contractuelle (licenciement, démission, conséquence d'un redressement judiciaire...).

Les documents de fin de contrat doivent ils être remis à la rupture du CDI, CDD ? 

Les documents de fin de contrat doivent être remis à la fin du contrat de travail, qu'il s'agisse d'un contrat à durée indéterminée ou d'un contrat à durée déterminée. 

En effet, la loi précise (2) que le certificat de travail est remis au salarié par l'employeur à l'expiration du contrat de travail, autrement dit, lorsqu'il y a rupture du contrat. La seule exception à la remise par l'employeur de ce certificat est dans le cadre d'un redressement, liquidation judiciaire, où ce sera au liquidateur de la société de remettre le document. 

En cas de décès du salarié, ce certificat sera remis aux ayants droit du salarié.

De plus, le reçu pour solde de tout compte qui vise à faire l'inventaire de l'ensemble des sommes remises au salarié lors de la rupture du contrat de travail (salaire, indemnité compensatrice de congés payés ...) est établi en double exemplaire dont l'un est remis au salarié dès la fin du CDI ou du CDD (3). 

L'attestation pôle emploi est remise au salarié à la fin du contrat de travail. Les juges considèrent que l'employeur remet ce document au salarié sans tenir compte du motif de rupture du contrat. Autrement dit, l'employeur remettra le document au salarié lorsque celui ci démissionne sans se demander s'il bénéficiera ou pas des allocations chômages (4). 

Enfin, l'état récapitulatif de l'épargne salariale est lui aussi remis au salarié lors de son départ de l'entreprise.

Comment réclamer les documents de fin de contrat ?

Les documents peuvent être réclamés à l'employeur dans un premier temps, puis par le juge prud'homal dans un second temps.

Existe-t-il un délai pour remettre les documents de fin de contrat ? 

Comme nous l'avons vu précédemment, le principe est que l'employeur remette au salarié les documents de fin de contrat à la rupture du contrat de travail. 

Cependant, légalement, il n'existe pas de délai pour la remise de ces documents, les entreprises doivent néanmoins respecter un délai raisonnable (quelques jours, quelques semaines). 

Le salarié peut-il établir un courrier de réclamation des documents de fin de contrat ? 

Si l'employeur ne transmet pas les documents de fin de contrat (reçu pour solde de tout compte, attestation pôle emploi..), le salarié est en mesure de lui adresser un courrier de réclamation des documents. 

Ce courrier permet au salarié de lui rappeler son obligation de restitution des documents sans avoir à passer par le juge prud'homal. 

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La remise tardive ou la non remise de ces documents de fin de contrat peut-elle entrainer un préjudice pour le salarié ?

S'agissant du certificat de travail

le salarié qui s'estime victime de la non restitution, de la remise tardive, ou de mentions inexactes du certificat, est fondé à saisir le Conseil des prud'hommes afin d'obtenir le certificat ainsi que des dommages et intérêts.

Toute absence de remise de ce document, entraine pour l'employeur le paiement d'une contravention de 4e classe s'élevant à 750 € maximum pour une personne physique et 3 750€ pour une personne morale.

S'agissant du reçu pour solde de tout compte

Légalement il n'existe pas de sanction pour la non remise du reçu pour solde de tout compte. Néanmoins, le salarié est fondé à demander des dommages et intérêts s'il démontre le préjudice subi

S'agissant de l'attestation pôle emploi

La remise tardive ou l'absence de remise entraine un retard de versement de l'allocation chômage pour le salarié. Le salarié est donc fondé à demander la réparation du préjudice au juge prud'homal. Il peut le faire par la voie d'un référé prud'homal (5) ou par la voie de la procédure au fond devant le Conseil de prud'hommes. (6)

Si l'employeur ne remet pas ce document, il s'expose à une amende de 1 500€ si c'est une personne physique et 3 000€ en cas de récidive.

S'agissant de l'état récapitulatif de l'épargne salariale

En cas d'envoi tardif ou de mentions erronées sur l'état récapitulatif de l'épargne salariale, le salarié peut en obtenir réparation en démontrant le préjudice subi (7).

Sources : 

• (1) Article L. 1234-19 du Code du travail 
• (2) Article L. 1234-19 du Code du travail
• (3) Article D. 1234-7 du Code du travail
• (4) Cass. Soc., 15 mars 2017, n°15-21.232
• (5) Cass. Soc., 4 juin 1998, n°97-44.159
• (6) Article R. 1454-14 du Code du travail
• (7) Cass. Soc., 18 mai 2011, n°10-11.043

   

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