Règlement intérieur dans l'entreprise : les 3 points essentiels à savoir

Le règlement intérieur permet à l'employeur de fixer les règles internes applicables au sein de l'entreprise.

Afin qu'il puisse s'appliquer aux salariés, sa mise en place et son contenu doivent respecter des règles précises. 

Quand l'employeur a-t-il l'obligation d'établir un règlement intérieur ?

L'établissement d'un règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises et les établissements dont l'effectif atteint au moins 50 salariés pendant 12 mois consécutifs.

L'obligation s'applique au terme d'un délai de 12 mois à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint.

Il faut bien noter qu'une entreprise qui compte moins de 50 salariés peut tout à fait décider de mettre en place un règlement intérieur de manière volontaire, afin de fixer les règles applicables dans l'entreprise. Dans ce cas, les règles applicables sont les mêmes que pour les entreprises soumises à l'obligation.

L'employeur qui ne respecte pas son obligation s'expose notamment à des sanctions pénales. 

Comment faire pour mettre en place un règlement interne dans l'entreprise ?

Dépôt, inspection du travail, affichage : quelles sont les formalités obligatoires concernant la mise en place ?

Pour que le règlement intérieur puisse être opposable aux salariés, l'employeur doit nécessairement respecter les formalités suivantes : 

• consulter les membres du CSE ;
• communiquer en deux exemplaires le règlement intérieur, accompagné de l'avis du CSE, à l'inspecteur du travail ; 
• déposer le règlement intérieur au greffe du Conseil de prud'hommes compétent ;
• informer par tout moyen les salariés et plus globalement porter le règlement intérieur à la connaissance de toutes les personnes ayant accès aux locaux (intervenants d'entreprises extérieures par exemple). 

Le règlement intérieur doit prévoir sa date d'entrée en vigueur, qui intervient au minimum 1 mois après l'accomplissement de la dernière formalité de dépôt et de publicité. 

L'inspection du travail contrôle alors la légalité de l'élaboration et du contenu du règlement intérieur et statue dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la demande.

Le délai d'1 mois permet à l'inspecteur du travail de faire parvenir à l'employeur ses éventuelles observations avant l'entrée en vigueur. Le règlement intérieur est cependant applicable à la date prévue initialement par l'employeur, même si l'inspecteur du travail n'a pas encore fait connaître ses observations.

Comment se passent la modification et la mise à jour du règlement intérieur ?

La modification peut intervenir à l'initiative de l'employeur, ou à l'initiative de l'inspecteur du travail. 

En cas de modification ultérieure du règlement intérieur, l'employeur doit suivre la même procédure que pour la mise en place initiale.

Cependant, lorsque l'inspecteur du travail demande à l'employeur de modifier le règlement intérieur, ce dernier n'a pas l'obligation de consulter le CSE sur les modifications. (1)

Où trouver le règlement intérieur de l'entreprise ?

Le règlement intérieur doit être communiqué aux salariés par tout moyen : par exemple via un affichage dans les locaux ou une diffusion sur le site intranet de l'entreprise. 

Chaque salarié doit pouvoir consulter le règlement intérieur de l'entreprise quand il le souhaite. 

L'employeur doit donc le tenir à la disposition des salariés. 

Comment rédiger le contenu du règlement intérieur ?

Le règlement intérieur est un document unilatéral rédigé par l'employeur. Le document doit être rédigé en français.

Le règlement intérieur peut comporter des dispositions communes à tous les salariés et des dispositions spécifiques à chaque catégorie de personnel. 

Quelles sont les 3 composantes obligatoires du règlement intérieur ?

Le règlement intérieur permet de fixer les règles de conduite de l'entreprise, notamment en matière de : 

• santé ;
• sécurité ;
• discipline.

Les dispositions du règlement intérieur doivent être conformes aux dispositions des lois, règlements et conventions collectives applicables.

La loi liste les dispositions que doit contenir le règlement intérieur. 

Le document doit notamment rappeler :

• les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement, notamment les instructions prévues à l'article L. 4122-1 du Code du travail ;
• les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises (par exemple, rappeler les dispositions légales relatives au droit de retrait en cas de danger grave et imminent) ; 
• l'échelle des sanctions : elle se définit comme la liste des sanctions potentiellement applicables aux salariés, par ordre de gravité. C'est un élément important puisque l'employeur se doit de la respecter : une sanction disciplinaire autre que le licenciement ne peut être prononcée contre un salarié que si elle est prévue par le règlement intérieur ; 
• les dispositions concernant les droits de la défense des salariés. 

Exemples : l'interdiction de fumer dans les locaux, les modalités à respecter en cas de retard ou d'absence, etc. 

Quelles sont les autres dispositions et les clauses interdites ?

Autres dispositions

Le règlement intérieur doit également contenir les dispositions suivantes :

• dispositions concernant l'interdiction, la prévention et la répression du harcèlement moral et sexuel, les agissements sexistes ;
• existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte ;
• date d'entrée en vigueur.

Par ailleurs, le règlement intérieur peut contenir des dispositions permettant de restreindre les droits et libertés : consommation d'alcool ou de drogues, fouilles, restrictions à la liberté religieuse, etc. Ces restrictions sont très encadrées et suivent un principe commun : la restriction doit toujours être justifiée par un motif légitime et être proportionnée au but recherché.

Clauses interdites

Il n'est pas possible de faire figurer dans le règlement intérieur des dispositions qui ne relèvent pas des domaines fixés par la loi (santé et sécurité, discipline, etc.).

La loi précise expressément les dispositions que le règlement intérieur ne peut pas contenir : 

• des dispositions contraires aux lois, règlements, conventions et accords collectifs applicables dans l'entreprise ou l'établissement ;
• des dispositions qui apportent aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché ;
• des dispositions discriminatoires.

Si une clause interdite figure au sein du règlement intérieur, elle ne sera tout simplement pas opposable aux salariés.

Sources : 

(1) Cass. soc., 19 janvier 2022, n° 20-12.196

(2) Article L.1153-1 du Code du travail

(3) Loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte

 

Photo : Pixabay