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Dans un comité social et économique (CSE), le secrétaire occupe une place essentielle. Il est le garant du bon fonctionnement du comité.
De la rédaction des procès-verbaux à l'assurance d'une communication efficace entre les membres, le secrétaire du CSE est au centre de cette institution. Sa mission est effectivement de favoriser un dialogue équilibré et constructif entre l'employeur et les salariés sur les enjeux sociaux et économiques de l'entreprise.
Le Secrétaire CSE : quel est son rôle ?
Le secrétaire CSE dispose d’un rôle bien précis qui est expressément défini par la loi.
Au sein de l'article L. 2315-23 du Code du travail, il est mentionné que le CSE doit procéder à la désignation d'un secrétaire et d'un trésorier parmi ses membres titulaires.
Par ailleurs, le secrétaire dispose de fonctions prévues légalement, mais il peut être également amené à exercer des fonctions prévues par des dispositions réglementaires.
Dans ce cadre, il peut être amené à gérer les affaires courantes du CSE.
Il pourra agir en ce sens, après avoir obtenu l'accord du comité dans son ensemble.
Les prérogatives du secrétaire sont les suivantes :
- L'établissement de l'ordre du jour ;
- La rédaction de procès-verbal ;
- Le règlement des affaires courantes.
Pour précision : Le secrétaire ou le secrétaire adjoint n'occupe pas la fonction de représentant légal du CSE. C'est effectivement l'employeur qui représente le CSE.
Les missions et responsabilités du Secrétaire CSE
Le secrétaire occupe une place prépondérante au sein du Comité économique et social.
En effet, l'employeur, les salariés ou les tiers souhaitant avoir une prise de contact avec le comité vont directement s'adresser à lui.
Les fonctions du secrétaire sont essentielles au vu du fait qu'elles sont directement liées aux réunions du CSE.
Si le secrétaire du CSE n'approuve pas la tenue des réunions, celles-ci ne peuvent pas se dérouler en conformité avec la loi.
Attention, ceci peut entraîner un blocage du fonctionnement du CSE.
Pour résumer, le secrétaire a pour mission de garantir et établir
- L'ordre du jour : L'ordre du jour est arrêté par l'employeur et le secrétaire puis communiqué aux membres du CSE trois jours au moins avant la séance.
- Les délibérations du CSE : Elles sont établies dans des procès-verbaux par le secrétaire dans un délai de quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ;
- Le procès-verbal : Une fois adopté, le secrétaire du CSE peut l'afficher et/ou le diffuser dans l'entreprise en fonction des modalités précisées par le règlement intérieur du CSE.
Concernant la responsabilité du secrétaire
En principe, le secrétaire n'endosse pas la responsabilité du CSE si ce dernier est mis en cause.
En effet, le CSE étant une personne morale, il sera directement poursuivi en justice.
- Néanmoins, le secrétaire peut être condamné pour des infractions pénales telles que le détournement de fonds l'escroquerie, le vol ou encore l'abus de biens sociaux par les tribunaux répressifs.
- Par ailleurs, le secrétaire peut également être condamné pour délit d'entrave au fonctionnement du CSE. En effet, cette condamnation peut avoir lieu s'il refuse d'établir l'ordre du jour des réunions du CSE ou s'il diffuse un procès-verbal qui n'a pas été approuvé par le comité.
La désignation du Secrétaire du CSE
La désignation d’un secrétaire du CSE est-elle obligatoire ?
Il est nécessaire de désigner un secrétaire du CSE pour les entreprises qui emploient au moins 50 salariés mais également que pour les CSE d'établissement et les CSE Centraux.
En effet, la présence d'un secrétaire est requise et sa désignation doit être effectuée conformément aux règles établies par la loi et le règlement intérieur du CSE.
Cependant, la désignation du secrétaire reste facultative dans les CSE des entreprises de moins de 50 salariés.
Elle peut être réalisée lors de chacune des séances si cela est nécessaire.
En d'autres termes, il n'est pas obligatoire de nommer un secrétaire permanent dans les CSE de petite taille.
Néanmoins, la désignation ponctuelle d'un secrétaire peut se faire selon les besoins spécifiques de chaque réunion ou situation rencontrées par le CSE.
Les modalités et le déroulement de l'élection du Secrétaire du CSE
Selon l'article L. 2315-23 du code du travail, le secrétaire du CSE est choisi parmi les membres titulaires du comité par un vote à la majorité des suffrages exprimés.
Effectivement, le code du travail ne fournit pas de plus amples détails concernant les modalités de désignation du secrétaire du CSE.
La jurisprudence a donc du combler ce défaut de précision en apportant des décisions et des interprétations pour régler ces aspects.
Ainsi, la désignation d’un secrétaire CSE doit s'effectuer de cette manière :
- Par la règle de la majorité des voix valablement exprimées au sein du comité qui s'applique (à main levée par exemple ou à bulletins secrets) ;
- En cas d'égalité de voix entre deux candidats à ce poste, ce dernier doit revenir au plus âgé d'entre eux, et ce, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Pour précision : Généralement, il faudra se référer au règlement intérieur du comité pour connaître les modalités de vote fixées par le CSE.
Il est possible d’avoir un vote à la majorité relative (le plus grand nombre de voix) ou absolue (la moitié des voix plus un).
Pour précisions : Il a été affirmé par la Haute cour que le président du comité peut participer à la désignation du secrétaire, à condition de ne pas exercer de pression.
Au moment du vote pour désigner le secrétaire, les seuls membres titulaires du CSE peuvent voter.
En effet, les suppléants sont exclus (sauf s'ils remplacent un titulaire) et les représentants syndicaux.
Comment désigner le secrétaire du CSE ?
L’article L. 2315-23 du code du travail explique que les membres du CSE doivent désigner un secrétaire et un trésorier.
Ainsi, le secrétaire doit forcément être un membre titulaire.
La désignation du secrétaire a lieu grâce aux votes des élus titulaires du CSE.
Cette élection se déroule généralement en même temps que celle du trésorier du CSE.
Elle permet ainsi de constituer le bureau du CSE de manière cohérente et efficace.
En outre, en cas d'absence de candidat pour occuper la fonction de secrétaire, le juge des référés est habilité à désigner de façon provisoire, parmi les membres titulaires, celui qui assumera les fonctions de secrétaire. Le critère d'ancienneté peut être un critère pour effectuer cette désignation.
Combien d'heures de délégation pour le Secrétaire du CSE ?
Le secrétaire du CSE ne dispose pas d'un crédit d'heures supplémentaires pour exercer les missions dévolues à ce poste.
Le temps passé à remplir ses fonctions de secrétaire doit donc s'imputer sur son crédit d'heures de titulaire.
En pratique, il est possible que certaines conventions collectives ou certains accords d'entreprise prévoient l'attribution d'un crédit d'heures supplémentaire au secrétaire du CSE.
De plus, dans certaines entreprises, une telle disposition peut aussi figurer dans le règlement intérieur du comité.
Néanmoins, selon l’article L. 2315-24 du Code du travail il faudra obtenir l'accord de l'employeur, car le règlement intérieur du CSE ne peut pas comporter des clauses lui imposant des obligations ne résultant pas de dispositions légales, sauf s'il a donné son accord.
Si le secrétaire dépasse son crédit d'heures pour faire face à des circonstances exceptionnelles, l’employeur devra lui payer ses heures supplémentaires.
Pour précisions : Le secrétaire pourra également bénéficier d'heures de délégation d'autres titulaires puisque les membres titulaires du CSE ont la possibilité de mutualiser leurs heures avec les titulaires et les suppléants.
Le secrétaire adjoint du CSE
D'après l’article L. 2316-13 du code du travail, l’élection d’un secrétaire adjoint n’est obligatoire que pour le CSE central.
Il est, en effet, chargé des attributions du CSE en matière de santé, sécurité et des conditions de travail.
Les autres comités ne sont pas soumis à des exigences légales spécifiques.
Le CSE a la responsabilité de décider de leur création et de procéder à leur élection.
Lorsque la mise en place d'un CSE n'est pas obligatoire, sa désignation peut être soumise au vote à n'importe quel moment pendant le mandat, bien qu'elle soit généralement réalisée en même temps que celle du secrétaire.
Le règlement intérieur peut aussi inclure des dispositions concernant cette élection.
Quelques précisions sur le rôle du secrétaire adjoint :
- Son rôle principal est d'assister le secrétaire dans ses missions ;
- Le secrétaire adjoint ne dispose pas des mêmes pouvoirs que le secrétaire ;
- Si le remplacement peut être effectué « au pied levé » en cours de réunion, il ne peut l'être dans la totalité des missions du secrétaire que sous certaines conditions.
D'après l’article L. 2314-37 du Code du travail, le secrétaire adjoint ne peut remplacer le secrétaire :
- Pour l'élaboration de l'ordre du jour ;
- Pour la rédaction du PV ;
- Pour l'animation des débats.
En principe, le remplacement ne peut être effectué que si le secrétaire adjoint est lui-même élu titulaire ou si c'est le suppléant qui remplace le secrétaire.
Par contre, si le secrétaire adjoint n'est ni un titulaire et que le suppléant n'est pas appelé à remplacer le secrétaire :
- Il est possible de désigner momentanément un secrétaire de séance en cas d'absence momentanée du secrétaire lors d'une réunion. Ce dernier le remplace seulement pour cette séance spécifique en prenant en charge la prise de notes pour la rédaction du procès-verbal et en coanimant les débats.
- Cependant, si le secrétaire doit s'absenter sur une période prolongée (pour plusieurs réunions) ou s'il démissionne, le CSE aura deux options :
- Soit élire par vote à la majorité, un secrétaire provisoire pour la durée de l'absence ;
- Soit procéder à l'élection d'un nouveau secrétaire. Dans ce dernier cas, le nouveau secrétaire devra obligatoirement être choisi parmi les membres titulaires du comité.
Pour précisions : Pour éviter tout conflit, il faut que les conditions et les procédures de remplacement de secrétaire soient incluses dans le règlement intérieur du CSE. De plus, il est préférable de favoriser la nomination d'un secrétaire adjoint parmi les membres titulaires du CSE.
Le changement ou la démission du Secrétaire du CSE
Dans toutes les entreprises munies d'un CSE, quel que soit leurs effectifs, les membres du CSE ainsi que le référent responsable de la lutte contre le harcèlement sexuel, choisissent parmi leurs membres, la personne qui recevra la formation adéquate pour exercer les missions en matière de santé, sécurité et conditions de travail.
La formation a pour but :
- De développer leur capacité à identifier et évaluer les risques professionnels et à analyser les conditions de travail ;
- de les initier aux méthodes et procédures à mettre en place pour prévenir les risques professionnels et améliorer les conditions de travail.
La formation doit être dispensée dès la première désignation des membres de la délégation du personnel du CSE, conformément aux dispositions des articles R. 2315-10 et R. 2315-11 du code du travail.
Les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) peuvent également, si nécessaire, bénéficier d'une formation spécifique.
Il faut tout de même savoir les modalités à propos de cette formation :
- Le temps de formation est considéré comme du temps de travail effectif. Il est donc rémunéré en conséquence, sans être soustrait des heures de délégation ;
- Les formations sont dispensées soit par des organismes figurant sur une liste approuvée par l'autorité administrative, soit par des centres affiliés aux organisations syndicales ou des instituts spécialisés. Une liste de ces organismes est publiée par arrêté ministériel ;
- Ces formations doivent être renouvelées lorsque les représentants ont exercé leur mandat pendant quatre ans (consécutivement ou non) ;
- L'employeur doit prendre en charge les frais de formation selon les modalités établies par les articles R. 2315-20 à R. 2315-22 du code du travail. Néanmoins, dans les entreprises de moins de 50 salariés, ces coûts peuvent être pris en charge par les opérateurs de compétences (communément appelés OPCO), conformément aux modalités et limites définies par l'article R. 6332-40 du code du travail.
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