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L'employeur a la possibilité de réunir les différents documents obligatoires concernant l'hygiène et la sécurité en un registre unique : le registre unique de sécurité. Cette faculté offerte à l'employeur permet de rassembler l'ensemble des documents de vérification et de contrôle en matière d'hygiène et de sécurité dans un seul registre à acheter afin de faciliter leur consultation et leur conservation.
Contenu du registre unique de sécurité
Selon l'article L4711-5 du Code du travail, l'employeur peut réunir dans le registre unique de sécurité les informations suivantes lorsqu'elles se trouvent dans deux registres séparés :
- les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge de l'employeur au titre de la santé et de la sécurité au travail (article L4711-1 du Code du travail) ;
- les observations et mises en demeure notifiées par l'inspection du travail en matière de santé et de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques (article L4711-2 du Code du travail).
Ce registre mentionne :
- la date de la vérification ou du contrôle ;
- l'identité de la personne chargée de la vérification (nom et fonction) ;
- l'établissement ou l’organisme auquel la personne susmentionnée appartient ;
- l'objet de la vérification ou du contrôle ;
- les observations essentielles et urgentes ;
- le numéro de référence du rapport ;
- le visa et/ou la signature.
Ce registre ne doit pas comprendre les documents relatifs à la médecine du travail et les registres prévus par des décrets concernant des risques particuliers.
Consultation du registre unique de sécurité
Ce registre doit pouvoir être consulté par plusieurs personnes.
L'employeur est tenu de présenter ces documents aux délégués du personnel ou aux membres du CHSCT lorsqu'il y en a un dans l'entreprise dès qu'il les reçoit. Le médecin du travail ainsi que les délégués du personnel peuvent à tout moment demander communication des informations contenues dans ce registre.
Enfin, la présentation du registre doit avoir lieu au cours de la réunion qui suit la réception des documents par l'employeur, sous peine de délit d'entrave.
Tenue et conservation du registre unique de sécurité
La tenue du registre incombe à l'employeur. Il doit veiller à assurer une cohérence thématique et/ou chronologique.
Ce registre doit être conservé pendant une durée de cinq ans. Toutefois des dispositions réglementaires particulières peuvent imposer des durées différentes (article D4711-3 du Code du travail). Dans tous les cas, les documents relatifs aux deux derniers contrôles et vérifications doivent être conservés. L'employeur doit également garder les copies des déclarations d'accidents du travail déclarés à la caisse primaire d'assurance maladie.
