Registre unique du personnel (RUP) : l'essentiel à savoir

Le registre unique du personnel est un registre très important en matière d’obligations de l’employeur. Il est obligatoire à compter d’un salarié dans l’entreprise et doit en permanence être tenu à jour.

Dès lors, il est important de connaître comment fonctionne ce registre et quelles sont les mentions qu’il doit contenir.

Définition du registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est un document qui permet de s’assurer, dans une entreprise, de la transparence des emplois dans tous les établissements à l’exception des associations qui ont recours au chèque emploi associatif et à l’exception des particuliers employeurs.

Il doit permettre à l’employeur, mais aussi à tous les membres d’une entreprise (salariés, délégués du personnel, etc) et à certains tiers de connaître les informations sur le personnel d’une entreprise durant quelques années.

Ce registre doit toujours pouvoir être mis à disposition des membres du CSE (comité social et économique) ainsi que des agents et fonctionnaires qui sont chargés de veiller au respect de l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale en France.

Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-tenue de ce registre ?

A défaut de mise à disposition, des sanctions peuvent être applicables.

En principe, que le registre soit absent dans l’entreprise, que des mentions soient erronées ou incomplètes, la sanction reste la même, à savoir, une amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (750€) appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

L'absence de mise à disposition du RUP à des agents de contrôle de l’inspection du travail peut également être constitutif d’un délit d’entrave à l’exercice des fonctions de ces agents. Il s'agit donc d'une réelle infraction.

La tenue à jour du registre et sa mise à disposition sont donc très importants et prouvent l’importance du registre.

Le registre du personnel est-il obligatoire en entreprise ?

Le registre unique du personnel est obligatoire à compter de l’embauche du premier salarié dans l’entreprise. Il est un élément essentiel de la vie en entreprise et concerne une grande partie d’entre elles.

Quand doit-il être rempli ?

Ce registre doit être rempli dès l'arrivée du premier salarié. Il doit contenir des informations spécifiques sur les différents types de contrat suivants :

• les salariés en CDI (contrat à durée indéterminée) et les salariés en CDD (contrat à durée déterminée) ;
• les salariés de nationalité étrangère ;
• les jeunes travailleurs qui sont titulaires d’un contrat d’apprentissage ou d’un contrat de professionnalisation ;
• les personnes volontaires en service civique ;
• les travailleurs à domicile.

Les stagiaires et les intérimaires sont-ils concernés par ce registre ?

Concernant les salariés envoyés dans une entreprise par des agences de travail temporaire, ils sont eux aussi concernés par ce registre. Ils ne doivent donc pas être oubliés et le registre doit faire l’objet d’une mise à jour en conséquence par l’employeur.

Il en est de même pour les stagiaires. La particularité des stagiaires réside dans le fait qu’ils doivent être mentionnés dans une partie annexe du registre. Une partie spécifique du registre du personnel doit mentionner les stagiaires selon leur ordre d’arrivée dans l’entreprise. Les personnes volontaires en service civique doivent être mentionnés de la même façon.

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Comment bien remplir le registre unique du personnel ?

Pour être en conformité, le registre du personnel doit contenir obligatoirement certaines mentions, notamment les informations suivantes :

• le nom et prénom du salarié ;
• son sexe ;
• sa nationalité ;
• sa date de naissance ;
• sa qualification ;
• son emploi ;
• sa date d’entrée et sa date de sortie de l’établissement ;
• lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est demandée, la date de cette autorisation ou bien la date de la demande d’autorisation.

Néanmoins, pour certaines situations spécifiques, il convient d’ajouter des mentions supplémentaires. L’employeur doit donc être vigilant.

Par exemple, pour les travailleurs étrangers, il est nécessaire d’ajouter le titre autorisant l’exercice d’une activité professionnelle.

Concernant les salariés en CDD (contrat à durée déterminée), il faut préciser la nature de contrat à durée déterminée dans le registre. Il en est de même pour les salariés qui sont à temps partiel.

De la même façon, pour les jeunes travailleurs qui disposent d’un contrat d’apprentissage ou d’un contrat de professionnalisation, il faut préciser la nature d’apprenti ou de contrat de professionnalisation dans le registre.

Enfin, pour les salariés temporaires, il faut préciser la nature de temporaire et préciser également le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.

Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, il faut également préciser la mise à disposition par un groupe d’employeurs et préciser la dénomination et l’adresse de ce groupe.

A titre informatif, pour les stagiaires, doit également apparaître le nom et prénom du tuteur de stage, ainsi que le lieu de présence du stagiaire tout comme la date de début et de fin du stage.

Il est également important de rappeler que les mentions sur les salariés doivent être actualisées à chaque contrat et ce, quand bien même il y aurait plusieurs contrats successifs. Il doit donc y avoir autant de lignes dans le registre que de différents contrats.

De plus, les informations doivent être indiquées par l’employeur sur le registre du personnel selon l’ordre d’arrivée dans l’entreprise des salariés. Il doit donc y avoir un certain ordre chronologique.

Où trouver et acheter un registre unique du personnel conforme ?

Sur notre site, vous pourrez acheter votre propre registre unique du personnel conforme aux exigences prévues par le Code du travail.

Une fois votre registre reçu, il vous suffira simplement de renseigner les spécificités de l'entreprise dans chacune des cases indiquées.

Réalisé de manière intuitive, il est en conséquence un parfait outil pour remplir les obligations en matière de registre unique du personnel sans difficulté.

Qui rédige et a accès au RUP ? Est-il accessible dans un format dématérialisé en ligne ?

L’employeur est la personne chargée de remplir et de mettre à disposition le registre unique du personnel. Toutefois, il peut décider de déléguer cette mission à un autre salarié comme par exemple à une personne chargée des ressources humaines.

Tous les membres de l'entreprise doivent pouvoir y accéder cependant. Aussi, comme il a été possible de le voir précédemment, les agents et fonctionnaires qui sont chargés de veiller au respect de l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale en France doivent pouvoir le consulter.

Néanmoins, concernant la forme que doit prendre ce registre du personnel, hormis les mentions qu’il doit obligatoirement contenir, aucune forme particulière n’est stipulée par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Ainsi, le registre peut être fait sous forme informatique ou bien sur support papier, peu importe donc la forme.

En revanche, si l’employeur choisit le format numérique, il doit permettre des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

C’est notamment pour cette raison que bien souvent, le format papier est le format privilégié par les entreprises.

Sources : Cour de cassation, chambre criminelle, 31 janvier 2012, n°11-85226, Article R. 1227-7 du Code du travail, Articles L. 1221-13 à L. 1221-15-1 du Code du travail

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