Embaucher un stagiaire en entreprise : les principales règles à connaître

Le recrutement d'un stagiaire en entreprise fait l'objet d'une réglementation stricte que tout employeur doit connaître pour agir en légalité. En effet, en cas de non-respect des règles, l'employeur encourt des sanctions.

Dès lors, quelles sont les règles applicables au recrutement d'un stagiaire en entreprise ?

Qu'est-ce qu'un stagiaire et quelles sont les conditions d'embauche ?

Le stage peut se définir comme étant une période temporaire de mise en situation professionnelle pendant laquelle le stagiaire acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre ce qu'il a acquis de sa formation dans l'objectif d'obtenir un diplôme et favoriser son insertion professionnelle.

Le stage peut avoir lieu dans de nombreuses structures différentes notamment :

• les entreprises de droit privé ;
• les associations ;
• les organismes du secteur public, etc.

Il est par ailleurs important de rappeler que le stage est obligatoirement intégré à un cursus universitaire ou scolaire. Dès lors, durant toute la durée du stage, le stagiaire doit faire l'objet d'un double encadrement :

• par un enseignant référent, qui sera désigné par l'établissement d'enseignement ;
• par un tuteur, désigné par l'entreprise.

Quel est le nombre maximum de stagiaire autorisé en entreprise ?

Avant de pouvoir rechercher et embaucher un stagiaire, l'employeur doit d'abord vérifier si les règles relatives au nombre maximum de stagiaires présents en simultané et au délai de carence sont respectées.

En principe, le nombre autorisé varie selon la taille de l'entreprise :

• pour les entreprises de moins de 20 salariés : seulement 3 stagiaires maximum peuvent être accueillis en même temps.
• pour les entreprises de 20 salariés ou plus : le nombre de stagiaires maximum ne peut pas dépasser 15% de l'effectif arrondi au nombre entier supérieur.

Quel est le délai de carence à respecter entre deux stages ?

L'employeur a l'obligation de respecter un délai de carence entre deux stages, dont la durée est égale au tiers de la durée du stage précédent. Par exemple, si un stage de 6 mois vient de se terminer dans une entreprise ayant atteint son maximum de stagiaires embauchés simultanément, l'employeur devra respecter un délai de carence de 2 mois avant d'en embaucher un nouveau.

De plus, il est important de rappeler qu'un stagiaire ne peut pas être recruté dans le seul but d'exécuter une tâche régulière qui correspond à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l'activité, ou encore pour occuper un emploi saisonnier ou enfin pour remplacer un salarié absent.

Comment rechercher et trouver un stagiaire ?

Pour rechercher et embaucher un stagiaire, l'employeur peut procéder de la même façon que pour un salarié.

A cet effet, il peut par exemple publier une offre de stage sur internet, dans la mesure où il y est bien mentionné qu'il est question d'un stage.

D'autres possibilités sont offertes à l'employeur, comme le fait de contacter directement les établissements d'enseignement pour cibler l'offre auprès des personnes qui pourraient être intéressées et qui pourraient remplir les compétences requises par l'employeur, ou encore le fait que l'employeur puisse recevoir des candidatures spontanées.

Peut-on faire passer un entretien d'embauche à un stagiaire ?

Lorsque l'employeur a sélectionné des candidats, il peut ensuite, s'il le souhaite, comme pour les salariés classiques, décider de faire passer des entretiens aux potentiels stagiaires. Ces entretiens peuvent être réalisés par téléphone, par visioconférence ou encore en présentiel par exemple.

Quelles sont les modalités d'embauche d'un stagiaire ? Faut-il procéder à une déclaration d'embauche (DPAE) ?

Enfin, la dernière étape concernant l'embauche d'un stagiaire consiste à l'informer de la retenue ou non de sa candidature. Lorsque cette dernière est retenue, cela passe par la signature d'une convention de stage entre les parties comprenant à minima les informations suivantes :

• l’identité des parties (prénom et nom du stagiaire, identification de l'entreprise, identification de l'établissement d'enseignement) ;
• les missions du stagiaire ;
• l’identité du maître de stage ;
• la gratification du stagiaire et les modalités de son versement ;
• les obligations du stagiaire (confidentialité, etc.) ;
• les conditions de travail du stagiaire (lieu de travail, horaires de travail, etc.) ;
• la date du début et la durée du stage.

Concernant la DPAE, cette dernière n'est pas obligatoire car elle ne concerne que les salariés. Toutefois, l'employeur a l'obligation d'inscrire le stagiaire dans le registre unique du personnel.

Quelles sont les missions d'un stagiaire ?

Les fonctions et missions du stagiaire peuvent être divisées en deux événements. D'abord, il y a nécessairement un temps d'adaptation du stagiaire à l'entreprise et ensuite vient le temps des réelles missions.

En effet, durant le temps d'adaptation, le stagiaire est intégré et formé. Il doit pouvoir découvrir l'entreprise et ses spécificités et il doit se sentir à l'aise afin de ne pas avoir peur notamment de poser des questions.

Concernant les missions en tant que telles, celles-ci doivent être en adéquation avec le projet pédagogique indiqué par l'établissement d'enseignement et approuvé par l'organisme d'accueil.

En pratique, les missions sont inscrites dans les conventions de stage.

Enfin, il ne faut pas donner des objectifs trop importants au stagiaire puisque le stage n'a qu'un but pédagogique.

Le stagiaire est là pour apprendre et n'a en principe que peu d'expériences. Il faut lui permettre de progresser. Et par principe, cela ne doit pas se traduire par le fait de lui confier l'ensemble des missions qui relèvent normalement de l'exécution d'un contrat de travail classique.

Quelle est la rémunération d'un stagiaire ?

A partir de quand un stage est-il rémunéré ?

Selon les dispositions légales en vigueur, l'employeur doit toujours verser une rémunération au stagiaire, appelée gratification, dès lors que l'un des deux cas suivants est avéré :

• la durée du stage est supérieure à 2 mois consécutifs ;
• la durée du stage au cours d'une même année scolaire ou universitaire est supérieure à 2 mois, que ces 2 mois soient consécutifs ou non.

Néanmoins, au-delà de cette obligation, l'employeur a la possibilité de verser volontairement une gratification au stagiaire s'il le souhaite, même si la durée du stage est inférieure à 2 mois.

Pour rappel, la gratification, lorsqu'elle est due, doit débuter à compter du 1er jour du stage et doit être versée par principe mensuellement.

Ainsi, la gratification n'est pas versée uniquement à la fin du stage.

Quelle est la gratification minimale d'un stage en entreprise en 2025 ?

La gratification minimale pour un stage doit être calculée et versée :

• soit en fonction du nombre réel d'heures effectuées par mois,
• soit en additionnant la totalité des heures qui seront effectuées durant le stage et en divisant ensuite par le nombre de mois, afin de lisser le montant.

Néanmoins, l'employeur doit toujours vérifier ce que prévoit la convention collective applicable à son entreprise puisqu'il se peut qu'un montant supérieur à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale soit prévu. Auquel cas, il convient d'appliquer les dispositions de la convention collective.

A titre informatif, lorsque le stage est interrompu temporairement, il y a lieu de procéder à un réajustement du paiement sur la base du nombre d'heures effectuées réellement.

De la même façon, si le stage est interrompu définitivement, il y a lieu de procéder à une régularisation globale, toujours selon le nombre d'heures effectuées réellement.

Enfin, il est à noter que les sommes versées au stagiaire n'excédant pas le taux de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale ne sont pas soumises à cotisations sociales.

Quel est le statut d'un stagiaire ?

Quels sont les droits et avantages d'un stagiaire ?

Quand bien même le fait d'être en stage soit différent du fait d'être en contrat de travail (en CDD ou en CDI par exemple), le stagiaire bénéficie de droits et d'avantages à l'image de n'importe quel salarié de l'entreprise.

En principe, il bénéficie :

• des activités sociales et culturelles proposées par le Comité Social et Économique ;
• des titres-restaurant ou de l'accès au restaurant d'entreprise ;
• du remboursement d'une partie des frais de transport, etc.

De la même manière, il est de principe que les stagiaires suivent les règles applicables aux salariés de l'entreprise en ce qui concerne notamment :

• la durée maximale quotidienne de travail ou encore la durée maximale hebdomadaire de travail,
• la présence de nuit sauf pour les salariés mineurs,
• le repos quotidien,
• les jours fériés,
• le respect du règlement intérieur,
• la lutte contre le harcèlement moral ou sexuel,
• etc.

Un stagiaire a également les mêmes devoirs que les salariés dans le sens où il doit par exemple respecter les autres salariés, se conformer aux horaires de travail, etc.

Néanmoins, un stagiaire ne doit pas pouvoir réaliser d'heures supplémentaires et ne doit pas travailler le dimanche sauf en cas de dérogation applicable au secteur d'activité de l'entreprise.

Un stagiaire peut-il poser des congés ?

Dans le cadre d'un stage, il n'y a pas de jours de congés payés acquis puisqu'un stagiaire n'est pas considéré comme étant un salarié.

Toutefois, dans le cadre d'une maternité, de la paternité ou dans le cadre d'une adoption, le stagiaire bénéficie des congés spécifiques à ces événements-là et bénéficie donc d'absences dans les mêmes conditions que tous les salariés.

Par ailleurs, en cas d'examen, l'employeur doit autoriser le stagiaire à s'absenter en cas d'obligation attestée par l'établissement d'enseignement.

Enfin, durant ces périodes, l'employeur n'est pas obligé de maintenir la gratification.

Un stagiaire est-il couvert en cas d'accident du travail ou de maladie ?

Il s'avère que les stagiaires restent affiliés au régime de sécurité sociale dont ils bénéficient au titre de la couverture maladie. Ils bénéficient donc d'un régime de protection sociale.

De plus, ils sont rattachés au régime général de la sécurité sociale concernant le risque accident du travail et maladie professionnelle (ATMP).

L'affiliation du stagiaire auprès de la CPAM du lieu de résidence, la déclaration d'accident du travail et la responsabilité du paiement de la cotisation ATMP incombent soit à l'établissement d'enseignement, soit à l'organisme d'accueil en fonction du montant de la gratification.

En effet, lorsque le stagiaire ne perçoit pas de gratification, ou une gratification inférieure au seuil de tranche de cotisations, l'affiliation incombe à l'établissement d'enseignement.

Cependant, en cas d’accident en raison du stage, l'obligation de déclaration de l'accident incombe à l'organisme d'accueil qui doit alors adresser sans délai à l'établissement d'enseignement une copie de la déclaration qui a été envoyée à la CPAM.

A contrario, si le stagiaire perçoit une gratification supérieure au seuil de franchise des cotisations l'affiliation incombe à l'organisme d'accueil.

Est-il possible de rompre une convention de stage ?

Au moment de la signature de la convention de stage, par principe, les parties se mettent d'accord sur la date de fin du stage. Il n'existe donc pas de période d'essai dans un stage.

Néanmoins, cette date de fin peut être modifiée et avancée notamment dans le cas où l'ensemble des parties sont d'accord. En principe, cette rupture anticipée du stage intervient lorsque le stage n'est pas exécuté correctement ou s'il n'est pas en rapport avec le projet pédagogique.

De la même façon, le stage peut être rompu à l'initiative de l'employeur en cas de manquement grave du stagiaire à ses obligations comme par exemple un manque de discipline.

Ici, l'employeur doit notifier sa décision au stagiaire par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge et il doit également informer l'établissement d'enseignement, l'enseignant référent et le tuteur de stage de sa décision.

Enfin, il se peut aussi que le stage soit rompu à l'initiative du stagiaire lui-même.

En effet, bien que par principe le stagiaire ne puisse pas démissionner, il peut mettre fin à son stage dans certaines situations exceptionnelles, par exemple pour passer un concours, ou encore pour conclure un contrat de travail.

Sources :

• Article R. 124-11 du code de l'éducation,
• Article R. 124-12 du code de l'éducation,
• Article L. 124-11 du code de l'éducation,
• Article L. 124-7 du code de l'éducation,
• Article L. 124-14 du code de l'éducation,
• Article L. 124-6 du code de l'éducation,
• Article L. 6343-3 du code du travail,
• Article L. 6343-4 du code du travail.

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